In der heutigen digitalen Welt sind E-Mails ein unverzichtbares Kommunikationsmittel für Unternehmen. Sie dienen nicht nur der Kommunikation, sondern enthalten oft auch wichtige geschäftliche Informationen. Doch genau diese geschäftsrelevante Informationen sind aufbewahrungspflichtig. Hier kommt die GoBD ins Spiel. In diesem Artikel erklären wir, was die GoBD ist, welche Pflichten sich daraus für Ihr Unternehmen ergeben und wie ESH IT-Solutions Ihnen bei der Umsetzung helfen kann.
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind vom Bundesministerium der Finanzen herausgegebene Richtlinien. Sie regeln, wie digitale Geschäftsunterlagen – dazu gehören auch E-Mails – aufbewahrt und archiviert werden müssen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass elektronische Dokumente genauso zuverlässig und unveränderbar sind wie Papierdokumente.
Rechtliche Anforderungen: E-Mails, die geschäftsrelevante Informationen enthalten, sind aufbewahrungspflichtig. Dies betrifft z.B. E-Mails mit Rechnungen, Verträgen oder Angeboten. Die GoBD schreibt vor, dass solche E-Mails über einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren archiviert werden müssen.
Nachvollziehbarkeit und Transparenz: Eine ordnungsgemäße Archivierung gewährleistet, dass wichtige Informationen jederzeit verfügbar sind und im Bedarfsfall nachvollzogen werden können.
Schutz vor Datenverlust: Durch die Archivierung wird sichergestellt, dass wichtige E-Mails nicht verloren gehen, sei es durch technische Probleme oder versehentliches Löschen.
Die GoBD fordert, dass elektronische Dokumente unveränderbar, vollständig, verlustfrei und jederzeit verfügbar sind. Das bedeutet:
Die Archivierung von E-Mails gemäß den GoBD ist eine Pflicht, die jedes Unternehmen ernst nehmen sollte. Sie schützt vor rechtlichen Risiken und stellt sicher, dass geschäftskritische Informationen jederzeit verfügbar sind. ESH IT-Solutions steht Ihnen als kompetenter Partner zur Seite und unterstützt Sie dabei, diese Anforderungen effizient und zuverlässig umzusetzen. Mit unserem Produkt Hosted Mail Archiv können Sie Ihre E-Mails rechtssicher archivieren.
Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Ihnen bei der E-Mail-Archivierung helfen können. Lassen Sie uns gemeinsam dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen sicher und gesetzeskonform arbeitet.