Elektronische Rechnungen werden im B2B-Bereich zukünftig verpflichtend. Dies geht aus dem Wachstumschancengesetz hervor, dem der Bundesrat nach einem Vermittlungsverfahren am 22. März 2024 zugestimmt hat. In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen Überblick über die neuen Regelungen zur E-Rechnung und zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Unternehmen vorbereiten können.
Im Rahmen der ViDA-Initiative der EU-Kommission ist ein elektronisches Meldesystem geplant, das die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll. Ursprünglich war die Einführung für 2028 geplant, doch nun wird über eine Verschiebung auf 2030 oder 2032 diskutiert. Als Vorbereitung auf diese Änderungen wurde die Definition der „elektronischen Rechnung“ (Art. 217 MwStSystRL) angepasst.
In Deutschland wurde seit Mitte April 2023 ein Diskussionsentwurf für eine verpflichtende elektronische Rechnungstellung diskutiert, der schließlich in das Wachstumschancengesetz integriert wurde. Nach mehreren Anpassungen im Gesetzgebungsverfahren hat der Bundesrat am 22. März 2024 dem endgültigen Entwurf zugestimmt. Eine Genehmigung durch den EU-Rat, die für die vorzeitige Umsetzung notwendig war, wurde am 25. Juli 2023 erteilt.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterscheiden. Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dieses Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß RL 2014/55/EU entsprechen.
Wichtig ist, dass das strukturierte elektronische Format zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden kann. Die daraus extrahierbaren Angaben müssen jedoch vollständig und korrekt im europäischen Normformat vorliegen oder mit diesem interoperabel sein.
Viele Unternehmer gegen irrtümlicherweise davon aus, dass das Versenden von PDF-Dateien ausreicht um den gesetzlichen Voraussetzungen gerecht zu werden. Dies ist jedoch ab 2025 nicht mehr korrekt. Zu den Formaten, die den neuen Anforderungen entsprechen, gehören unter anderem die XRechnung, die bereits im öffentlichen Auftragswesen verwendet wird, und das hybride ZUGFeRD-Format (eine Kombination aus PDF und XML). Andere Formate können ebenfalls zulässig sein, solange sie den Anforderungen entsprechen.
Angesichts des hohen Umstellungsaufwands für Unternehmen hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen bis Ende 2027 vorgesehen:
Ab 2028 müssen alle neuen Anforderungen strikt eingehalten werden.
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung betrifft alle B2B-Transaktionen innerhalb Deutschlands. Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen und zu verarbeiten. Dies gilt auch für Unternehmen, die steuerfreie Leistungen erbringen, wie z.B. Vermieter oder Ärzte.
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern bietet auch Vorteile hinsichtlich Effizienz und Kosteneinsparungen. ESH IT-Solutions ist Ihr zuverlässiger Partner, um die Umstellung effizient, sicher und zukunftsorientiert zu gestalten. Profitieren Sie von unserer Erfahrung aus zahlreichen erfolgreichen Projekten und lassen Sie uns Ihre Umstellung begleiten. Beginnen Sie rechtzeitig mit den Vorbereitungen und kontaktieren Sie uns für ein individuelles Beratungsgespräch. Gemeinsam gestalten wir die digitale Zukunft Ihrer Rechnungsprozesse.